Bei der Planung von Veranstaltungen muss auf vieles geachtet werden. Eine besonders wichtige Rolle dabei spielt die Finanzierung. Man möchte einerseits ein vernünftiges Event planen, andererseits sollte auch etwas Geld gespart werden. Das ist besonders in der aktuellen Situation von Belangen. Wofür sollte man dennoch etwas mehr Geld einplanen? Und wobei kann man am besten sparen?
Einen Plan zur Kostenkalkulation
Um alle anfallenden Kosten einzuschätzen, lohnt sich eine Übersicht zu erstellen. Darauf sollte man die Teilnehmerzahl festhalten und alles, was in irgendeiner Rolle Geldausgaben beansprucht. Dazu gehören u.a. Essen und Getränke, Location, Speaker, Deko- und Marketingmaterial sowie die Anfahrt, z.B. per Shuttleservice. Die Teilnehmerzahl sollte begrenzt werden, damit die Kosten sich nicht ins Unermessliche ausdehnen. Insgesamt sollte ein Budget festgelegt werden, das nicht überschritten werden darf und im besten Fall am Ende sogar nicht vollständig gebraucht wurde. Zuletzt sollte auf dem Plan zur Kostenkalkulation auch angegeben werden, wie viel Geld für was ausgegeben werden soll.
Dafür darf auch mal mehr ausgegeben werden
Es gibt einige Dinge, die bei einem Event von guter Qualität sein sollten. Daher darf an diesen Stellen auch mal mehr ausgegeben werden. Grundsätzlich gilt es jedoch, Preise zu vergleichen und den Anbieter mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis ausfindig zu machen. Denn es sollte gewiss sein, dass das teuerste Produkt oder die teuerste Marke nicht immer gleichzeitig die beste Qualität aufweist. Doch gute Qualität hat auch oft ihren Preis.
Zuallererst sollte das Essen von guter Qualität sein. Keiner möchte mit einer Lebensmittelvergiftung nach Hause gehen. Daher sollte man im Voraus Recherche bezüglich des Herstellers betreiben. Das Essen sollte vor allem regionale und im besten Fall auch saisonal sein. Es bietet sich ein Produzent in der Nähe an, der qualitativ hochwertige Produkt selbst herstellt.
Für ein gelungenes Event ist auch ein guter Speaker notwendig. Er sollte offen sprechen, sich nicht ablenken lassen und das Publikum mitreißen und begeistern können. Zudem muss er in der Lage sein, sich auf verschiedene Zuhörergruppen einzulassen. Das schaffen meist nur erfahrene Speaker und diese verlangen auch ihren Preis. Trotzdem sollte man hier nicht sparen, denn wenn der Speaker nicht gut ist, kann die Veranstaltung schnell zum Flop werden.
Zuletzt sollte auch bei der Location nach guter Qualität ausgewählt werden. Das Hotel oder Restaurant sollte hochwertig sein, insbesondere für wichtige Anlässe. Für die Auswahl der Location ist es unerlässlich, die Teilnehmerzahl zu kennen. Man sollte schließlich keine Location wählen, die zu groß oder zu klein ist. Alle Gäste sollten Platz finden, auch wenn kurzfristig der ein oder andere absagt oder noch dazukommt. Außerdem muss in der Location ausreichend Platz für Essen und Dekoration sein und sie sollte gut erreichbar sein.
Hier kann man sparen
Ist eine Location mal nicht so gut erreichbar, hat dafür aber einen tollen Preis, muss ein Shuttleservice eingeführt werden. Hier kann man genauso wie bei den anderen Punkten Preise vergleichen. Jedoch darf auch hier die Qualität nicht außer Acht gelassen werden. Alternativ können Fahrgemeinschaften unter den Gästen gebildet werden. Ein Shuttleservice sollte nur dann eingeführt werden, wenn es auch wirklich nötig ist.
Auch beim Essen und den Getränken kann an manchen Stellen gespart werden. Zwar ist die Qualität wichtig, doch wenn man z.B. zu saisonalen Produkten greift, bekommt man diese oft günstiger als nicht-saisonale. Auch, wenn man Wert auf Regionalität legt, kann gespart werden. Befindet sich der Händler nämlich in der Nähe, können die Produkte selbst abgeholt und Lieferkosten vermieden werden.
Weiterhin muss Deko- und Marketingmaterial nicht viel Kosten beanspruchen. Man sollte hier am besten zu Dekomaterial greifen, welches wiederverwendet werden kann. Es ist auch möglich, sich solches Material bei speziellen Agenturen auszuleihen. Das ist dann auch meist günstiger als es neu zu kaufen bzw. herstellen zu lassen.
Gespart werden kann generell dort, wo viel Recherche betrieben und viele Anbieter miteinander verglichen werden. Nur so kann man die beste Qualität zum besten Preis finden. Und man sollte sich jedes Mal fragen, ob das teuerste wirklich nötig ist oder es auch eine günstigere Alternative tun würde.
Fazit
Die Finanzierung ist bei der Eventplanung einer der schwierigsten Punkte. Achtet man jedoch auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und legt die Prioritäten richtig, kann das Budget ordentlich eingesetzt werden. Bei Location, Essen und Getränken sowie dem Speaker darf auch mal tiefer in die Tasche gegriffen werden. Sparen kann man hingegen bei Lieferkosten, Anfahrt, Deko- und Marketingmaterial. Wenn man zu Beginn der Planung eine Übersicht erstellt, können die Kosten eingeteilt werden und man hat eine Übersicht, an der man sich im weiteren Verlauf orientieren kann.
So kann das Event qualitativ hochwertig, aber trotzdem mit einem vernünftigen Kostenaufwand betrieben werden.
Autoren:
Alexander Schungl und Tanja Hacker sind CEOs und Gründer vom Premium Leaders Club. Der Business Club stellt ein umfangreiches Netzwerk aus verschiedenen Experten dar und bietet regelmäßig verschiedene Events an. https://www.premium-leaders.club/
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