Für die meisten Unternehmer ist die Ankündigung einer Betriebsprüfung eine Schreckensbotschaft. Nachdem in den letzten Jahren aufgrund der Covid-Pandemie deutlich weniger Betriebe als sonst geprüft wurden, nehmen die Finanzbeamte nun wieder ihre gewohnte Arbeit auf. Und obwohl viele Betriebe immer noch unter den Folgen der Pandemie leiden, können die Steuerprüfer darauf keine Rücksicht nehmen – wer Fehler in den Unterlagen hat, muss mit hohen Nachforderungen rechnen.
„Betriebsprüfungen sind vergleichbar mit medizinischen Untersuchungen; sie können unangenehm sein, aber durch gründliche Vorbereitung lassen sich die Risiken erheblich reduzieren“, betont Soufian El Morabiti. Gemeinsam mit seinem Partner Ali Doygun hilft er mittelständischen Unternehmen dabei, Strategien zu entwickeln, um die Steuerlast dauerhaft zu senken.
Wichtig ist allerdings, schon vor der drohenden Betriebsprüfung mit der Vorbereitung der Unterlagen zu beginnen. Denn kündigen sich die Steuerprüfer erst einmal an, kann es zu spät sein, um alle Dokumente noch aufzubereiten. Was Unternehmer über die Betriebsprüfung wissen müssen und wie sie hohe Nachzahlungen vermeiden können, verrät Soufian El Morabiti in diesem Beitrag.
Hintergrund: Deshalb löst die Betriebsprüfung häufig Unbehagen aus
Eine Betriebsprüfung ist ein großes Ereignis, das bei den meisten Geschäftsführern Unbehagen auslöst. Das liegt zum einen am Aufwand, der durch die Prüfung entsteht, weil in vielen Betrieben erst einmal die Unterlagen sortiert werden müssen. Unabhängig davon entstehen durch die Steuerprüfer auch oft hohe Nachzahlungen. Hinzu kommen Ängste, man könne Einbußen beim Ruf in der Branche erleiden oder bei den Kunden, falls es tatsächlich zu einer Nachforderung kommt.
Organisation: So lange dauert die Betriebsprüfung und hier findet sie statt
Bei kleinen Unternehmen dauert auch die Betriebsprüfung meist nur wenige Tage, insbesondere dann, wenn die Unterlagen gut vorbereitet sind. Ist dies nicht der Fall oder ist der Betrieb sehr groß, können jedoch auch mehrere Wochen benötigt werden. Der Ort der Betriebsprüfung ist meist das Unternehmen selbst, er kann jedoch auch ins Büro des zuständigen Steuerberaters oder in einen Raum im Finanzamt umverlegt werden. Im besten Fall erfragt man den Ort vorab oder legt die Prüfung in die Amtsräume oder die Räumlichkeiten des Steuerberaters, um einen guten Ablauf und eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Betriebsprüfer zu ermöglichen.
Vorbereitung: Diese Dokumente benötigen die Steuerprüfer
Alle Unterlagen, die Informationen über die Finanzen im Betrieb enthalten, sind relevant. Dazu gehören Bilanzen, Sitzungsprotokolle, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bankunterlagen, Dienstverträge oder Fahrtenbücher. Außerdem erhalten die Steuerprüfer Zugriff auf die digitalen Unterlagen des Betriebs, wie die Lohn- oder Finanzbuchhaltung, Waren- und Materialwirtschaft oder die Kosten- und Leistungsrechnung. Werden bereits vorab sämtliche Dokumente sortiert und in eine ordentliche Form gebracht, kürzt das die Betriebsprüfung deutlich ab – ein Anreiz für viele Unternehmer.
Ablauf: Das passiert bei einer Betriebsprüfung
Zuerst kündigt das Finanzamt sein Erscheinen schriftlich an; der Termin findet meist zwei bis vier Wochen später statt. Dann halten der Steuerprüfer und der Steuerpflichtige ein Einführungsgespräch ab. Bei diesem erhält der Prüfer auch sämtliche Unterlagen. Anschließend nimmt er seine Arbeit auf und kontrolliert die Dokumente. Für Auffälligkeiten sollte sich der Steuerberater bereithalten, um bei Bedarf Angaben zu erklären.
Ursachen: Deshalb werden Betriebsprüfungen veranlasst
Abgesehen vom regelmäßigen Turnus veranlasst das Finanzamt auch dann Betriebsprüfungen, wenn der Verdacht aufkommt, dass mit den Finanzen etwas nicht stimmt. Das ist häufig der Fall, wenn die Steuererklärung unvollständig oder fehlerhaft ist, deutlich verspätet eingereicht wird oder signifikante Abweichungen bei den Zahlen zum Vorjahr enthält. Sorgfalt bei der Steuererklärung kann demnach häufige Betriebsprüfungen und hohe Nachforderungen verhindern.
Autoren: Ali Doygun und Soufian El Morabiti:
Soufian El Morabiti und Ali Doygun entwickeln mit GoldmanTax intelligente Steuerstrategien für den Mittelstand. Die beiden Steuerprofis haben es sich zur Aufgabe gemacht, die Steuerberatung zu revolutionieren und Mittelständlern dabei zu helfen, den niedrigsten für sie möglichen Steuersatz zu erhalten. Dabei setzt die Steuerkanzlei GoldmanTax auf die Steuerstrategien der erfolgreichsten Konzerne. Mehr Informationen dazu unter: https://www.goldmantax.de/
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