Business-Abo-Kosten fallen in Unternehmen besonders aufgrund von sogenannten SaaS-Lösungen, Software as a Service, an. Denn solche Anwendungen helfen dabei, Prozesse und Arbeitsabläufe zu digitalisieren und in Folge zu optimieren. Zudem ist es üblich, dass jede Abteilung für den Arbeitsalltag mittlerweile eine eigene Software verwendet, die auf die jeweiligen Bedürfnisse genau zugeschnitten ist.
Im Gegensatz zu früher erwirbt man allerdings beim Kauf einer SaaS-Lösung nur noch die Nutzungsrechte und nicht mehr das Programm an sich. Die entstehenden Kosten werden dabei in monatlichen oder jährlichen Raten abgewickelt, weshalb es bei der hohen Anzahl von genutzten Anwendungen schnell einmal der Fall sein kann, dass man den Überblick über sämtliche Abonnements verliert. Um das zu verhindern, kann eine automatisierte Business-Abo-Verwaltung sehr hilfreich sein. Was genau das ist und wie ein CFO davon profitieren kann, erfährt man in diesem Artikel.
Wie kann ein CFO bei der Verwaltung von Abonnements unterstützt werden?
In größeren Betrieben wird die Anzahl auf vorhandene SaaS-Lösungen auf über 200 geschätzt. Jedoch unterscheiden sich die einzelnen Anwendungen in der Regel bezogen auf die Laufzeit, die Kündigungsfristen und den anfallenden Kosten. Über all diese Informationen muss ein zuständiger CFO stets Bescheid wissen, da diese Programme zu äußerst hohen Ausgaben führen können. Denn seitdem immer mehr Unternehmen Cloud-Computing-Dienste nutzen, sind im Umkehrschluss ebenfalls die Gebühren der Nutzungslizenzen stark gestiegen. Am häufigsten findet man in Betrieben die folgenden Software-Subscriptions vor:
- SAP
- Oracle
- Adobe
- Salesforce
- Next
Doch nicht nur Arbeitsabläufe lassen sich dank Digitalisierung und diversen Programmen optimieren, sondern ebenso können CFOs bei der Verwaltung sämtlicher Business-Abonnements auf unterstützende Tools zurückgreifen. Unter anderem bieten sich dafür Subscription-Management-Softwares an, die alle Informationen zu den vorhandenen Abos enthalten und somit jederzeit einen guten Überblick bieten. Noch dazu erinnert es an Zahlungsziele, Kündigungsfristen, Vertragsänderungen und weitere wichtige Details. Als Ergänzung kann des Weiteren der Einsatz von Firmenkreditkarten nützlich sein, da man mittels Echtzeitzahlungen stets ein getreues Bild der Unternehmenslage bekommt und so alle Zahlungsflüsse im Auge behält.
Die versteckten Fallen von Business-Abonnements
Die Kostensumme aller Business-Abonnements in einem Betrieb stellt mit Sicherheit einen der höchsten Bilanzposten dar. Studien behaupten sogar, dass fast ein Drittel aller vorhandenen SaaS-Lösungen gar nicht erst genutzt werden, wodurch es zu überflüssigen Zusatzkosten kommt. Damit man daher diese Ausgaben so minimal wie möglich hält, muss man vor allem auf die folgenden Kostenfallen Acht geben:
- Bei vorhandener Testphase die zeitliche Begrenzung berücksichtigen
- Die Mindestvertragsdauer vor Erwerb einer Nutzungslizenz checken
- Immer entsprechend der Kündigungsfristen ein Abonnement beenden
- Den Nutzen einer Software in regelmäßigen Abständen prüfen
- Kontrollieren, ob mehrere Programme der gleichen Kategorie vorliegen
Gerade die letzten beiden Punkte schleichen sich oftmals in Folge einer Umstrukturierung ein, wodurch es zu einer parallelen Nutzung und gleichzeitig zu einem doppelten Vorhandensein einer Anwendung kommt. In solchen Situationen sollte man allerdings als CFO nicht über den Kopf der betreffenden Mitarbeiter hinweg entscheiden, welches Programm weiterhin zum Einsatz kommt, sondern die Angestellten bezüglich ihrer Präferenz mit einbeziehen.
Wie wird richtiges Abonnement-Management angewendet?
Ein effizientes Abonnement-Management erleichtert CFOs zum einen einiges an Arbeit und kann zum anderen dem Unternehmen Kostenvorzüge bringen. Damit man dies erreicht, müssen die folgenden Schritte in die Tat umgesetzt werden:
| Überblick und Struktur | Damit ist eine genaue Auflistung sämtlicher erworbener Business-Abonnements gemeint. |
| Nutzen feststellen | Die Anwendung auf aktuelle Verwendung und parallelen Einsatz prüfen. |
| Kündigungsfristen vermerken | Alle Deadlines in einem übersichtlichen Format festhalten und bestenfalls Erinnerungen erstellen. |
| Approval-Prozess | Vor dem Erwerb einer neuen Lizenz, braucht es zuerst eine Freigabe des CFOs. |
Dies ist schonmal der Anfang zu einem richtigen Abonnement-Management, wobei dieses zusätzlich noch von einem Abrechnungs-Management-Tool unterstützt werden kann und damit zu einer noch besseren Abwicklung führt. Denn so erfolgt das Zuteilen von Zahlungszielen, der Vermerk von Kündigungsdeadlines oder der Approval-Prozess vollständig automatisch. Ein weiterer großer Pluspunkt von dieser digitalen Erweiterung ist, dass oftmals zusätzliche Leistungen hinzukommen, die weitere Arbeitsabläufe, wie unter anderem das Dokumentieren zwecks der Pendlerpauschale, ebenfalls optimieren.
Fazit
Mittlerweile haben sich SaaS-Lösungen in einem Unternehmen zum Standard etabliert, da die Mitarbeiter zum Erledigen ihrer täglichen Aufgaben immer häufiger darauf angewiesen sind. Der Unterschied zum Erwerb von früheren Programmen ist allerdings, dass man heute nur noch die Nutzungslizenz kauft und nicht mehr die Anwendung an sich, da die Software so immer auf dem neuesten Stand ist.
Die entsprechend anfallenden Ausgaben werden dabei in der Regel über Abonnements-Zahlungen abgewickelt, wobei diese Summe bereits zu einem der höchsten Bilanzposten eines Betriebes zählt. Deshalb gehört das Verwalten sämtlicher Business-Abos genauso zu den Aufgaben eines CFOs, wobei es aufgrund der vorhandenen Anzahl von SaaS-Lösungen, oftmals gar nicht so einfach ist, stets den Überblick zu behalten. Daher ist es sinnvoll, ein unterstützendes Abonnement-Management-Tool zu verwenden, welches zum Beispiel über Kündigungsfristen informiert oder die Zahlungen automatisch durchführt und so in Folge vor überflüssigen Zahlungen und Kostenfallen schützt.
Autor: Lea Triendl
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