Das beschlossene Wachstumschancengesetz ist eine zentrale Maßnahme der Bundesregierung, um Unternehmen zu entlasten und das Wirtschaftswachstum anzukurbeln. In ihm ist aber auch die Verpflichtung einer elektronischen Rechnungsstellung eingegangen. Damit kommen auf Unternehmen innerhalb kurzer Zeit einige Änderungen zu. Christian Steiger, Geschäftsführer Lexware, beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema E-Rechnungen.
1. Was ist mit elektronischen Rechnungen überhaupt gemeint?
Natürlich erstellen und verschicken viele Unternehmen heute schon Rechnungen in digitaler Form. Dies geschieht jedoch häufig im PDF-Format per Mail, wie 75 Prozent der Befragten einer kürzlich von uns durchgeführten Umfrage* zeigte. Doch ist damit keine automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist. Denn, und hier sehen wir in den kommenden Monaten Aufklärungsbedarf: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Im Grunde handelt es sich hierbei nur um eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Im Gegensatz dazu werden E-Rechnungen nach EU-Norm in einem strukturierten Format ausgestellt, sodass sie automatisch und elektronisch ohne Medienbrüche verarbeitet werden können. Das wissen viele Selbstständige und kleine Unternehmen nicht, vor allem diejenigen nicht, die noch mit Word und Excel oder sogar Stift und Papier arbeiten. Auch das zeigten die Umfrageergebnisse: knapp ein Drittel (31 Prozent) versendet ihre Rechnungen immer noch per Post. Und das, obwohl es zugleich heute schon Lösungen gibt, die E-Rechnungs-ready sind und den Unternehmen diese Sorge abnehmen.
2. Warum werden E-Rechnungen nun verpflichtend?
Tatsächlich müssen Unternehmen bereits seit 2023 Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes als E-Rechnung abrechnen. Ganz neu ist die Pflicht zur E-Rechnung also nicht. Die jetzige Ausweitung auf den B2B-Bereich ist ein Vorgriff auf die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). Deren Ziel ist es unter anderem, das Mehrwertsteuerrecht zu modernisieren, um Mehrwertsteuerbetrug wirksamer zu bekämpfen. Dazu war ursprünglich bis 2028 die Einführung eines elektronischen Meldesystems für innergemeinschaftliche Umsätze nebst E-Rechnungspflicht geplant. Mittlerweile ist bereits eine Verschiebung auf 2030 bzw. 2032 in Diskussion.
3. Was heißt das in der Praxis konkret für Unternehmen?
Die E-Rechnungspflicht soll in mehreren Stufen umgesetzt werden, wobei ab 1. Januar 2025 schon alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu öffnen. Ein Jahr später müssen Unternehmen dann für alle inländischen Umsätze E-Rechnungen ausstellen können, einzig kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro erhalten einen Aufschub bis 2027.
Um E-Rechnungen zu verschicken und zu empfangen, brauchen Unternehmen jedoch einen geeigneten Kommunikationsweg, um E-Rechnungen auszulesen, zu schreiben und zu verarbeiten. Zudem müssen sie gewährleisten, dass Rechnungen gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) archiviert werden.
Verschiedene Wirtschaftsverbände haben schon im Frühjahr Bedenken angemeldet, dass der Zeitrahmen für Unternehmen angesichts der Breite der Wirtschaft nicht realisierbar ist. Da die Bundesregierung jedoch im Gesetz an diesem festhält, sollten Unternehmen sich so bald wie möglich damit auseinandersetzen, wie sie E-Rechnungen in ihren Betrieb integrieren können. Doch haben sich erst weniger als die Hälfte (40 Prozent) der befragten Unternehmen* über die anstehenden Änderungen bzgl. E-Rechnungen informiert und sogar 68 Prozent suchen noch nach einer geeigneten Umsetzungslösung. Das Gute dabei ist: Es gibt natürlich schon Lösungen, mit denen das problemlos machbar ist, die praktisch E-Rechnungs-ready sind und oft noch weitere nützliche digitale Funktionen bieten.
4. Gibt es dabei Ausnahmen?
Nein, betroffen sind ab 2027 Unternehmen aller Größen und Branchen, die mit anderen Unternehmen Geschäfte machen. Beide – Leistungsempfänger und leistender Unternehmer – müssen zudem im Inland ansässig sein. Dazu gehören potentiell sogar Unternehmen, die steuerfreie Leistungen erbringen, als zum Beispiel Wohnungsvermieter oder Ärzt:innen. Nur bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro braucht es auch in Zukunft keine E-Rechnung.
5. Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht Unternehmen?
Die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte sehen wir als große Chance für die Digitalisierung des deutschen Mittelstands, vom Selbstständigen bis zum Klein- und Kleinstunternehmen. Denn nun bekommen die, die bislang noch nicht auf Software und digitale Prozesse setzen, einen weiteren, dringend notwendigen Schub, die Chancen einer digitalen Unternehmenssteuerung zu nutzen und ihr Unternehmen für eine erfolgreiche digitale Zukunft aufzustellen.
Darüber hinaus sehen wir große Chancen in den strukturierten Daten der E-Rechnungen für Unternehmer:innen. Denn die E-Rechnung stellt eine neue Datenquelle dar, die wir nutzbar machen können, um z.B. Datenpflegeaufwände durch Automatisierung zu ersparen, schnellere Geschäftsprozesse zu ermöglichen oder konkrete datengestützte Empfehlungen abzuleiten, um richtige Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen zu können.
6. Was raten Sie als Softwarehersteller Unternehmen?
Wir raten klar dazu, jetzt aktiv zu werden und nicht bis zum Stichtag mit der Umstellung zu warten. Unternehmer:innen sollten das Momentum der Pflicht für die Kür nutzen: Denn die Nutzung von Software bietet über die Erfüllung von Pflichten wie der bevorstehenden E-Rechnung derart große Chancen, die Unternehmenssteuerung zu digitalisieren, Prozesse zu automatisieren und effizienter zu arbeiten, dass jeder Tag zählt. Frühes Handeln ist auch in Anbetracht des Fachkräftemangels und der wachsenden Anforderungen an ein nachhaltiges und umweltfreundliches Geschäft ratsam.
Zudem ist davon auszugehen, dass die Unternehmen, die noch gänzlich auf Papier setzen, eine gewisse Zeit brauchen, sich mit neuen Lösungen vertraut zu machen. Der Zentralverband des deutschen Handwerks hat im Mai entsprechend angemerkt, dass insbesondere kleinere Betriebe von Übergangsregelungen und Fristverlängerungen profitieren sollten, da hier meist der Geschäftsführer solche Themen in Personalunion steuert. Ja, und trotzdem: GERADE deshalb, sollten die kleinen Betriebe nicht länger warten!
Bild:Christian Steiger
Quelle:Lexware
