Der elektronische Dokumentenumlauf bringt zahlreiche Vorteile mit sich und so entscheiden sich immer mehr Unternehmen für seine Implementierung. Durch den Übergang von Papierdokumenten zu den in digitaler Form gespeicherten wird Zeit und Geld gespart, und alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Dokumentenumlauf werden erheblich optimiert und besser organisiert. Das wirkt sich positiv auf die sämtliche Geschäftsabläufe des Unternehmens aus, trägt zur Steigerung seiner Wettbewerbsfähigkeit bei und beschleunigt die Umsetzung seiner wesentlichen Geschäftsziele.
Dokumentenverwaltungssystem – das unverzichtbare Werkzeug im elektronischen Dokumentenumlauf
Das DMS-System oder Document Management System ist eine spezielle Software, die für die praktische Implementierung des elektronischen Dokumentenumlaufs entwickelt wurde. Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können alle in elektronischer Form gespeicherten unternehmensinternen Unterlagen einfach und intuitiv verwaltet werden. Somit ist es möglich, den elektronischen Dokumentenumlauf einzuführen und die Abwicklung aller Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen zu optimieren. Alle Unternehmensdokumente werden in elektronischer Form verfügbar sein. Das Problem, dass sie verloren gehen oder zerstört werden wird beseitigt und es wird für einen schnellen und sicheren Zugriff auf Unternehmensressourcen gemäß den vergebenen Berechtigungen und Befugnissen gesorgt.
Die Einführung des elektronischen Dokumentenumlaufs in Anlehnung an DMS-Software entbindet das Unternehmen von der Verpflichtung, ein physisches Archiv zu erstellen, zu verwalten und zu pflegen. Es ist der erste Schritt, Papierstapel von den Schreibtischen der Mitarbeiter zu entfernen, was Ordnung schafft, vertrauliche Daten besser schützt und die Druckkosten erheblich senkt. Wichtig ist hier auch die Beseitigung übermäßigen Verbrauchs von Papier, Strom und Tinte, was von umweltorientierten Unternehmen besonders geschätzt wird.
Lösungen der DMS-Art bieten zahlreiche Vorteile nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für seine Mitarbeiter. Durch das Zusammenbringen aller Unternehmensdokumente an einem leicht zugänglichen Ort wird der Zeitaufwand für die Suche nach einem bestimmten Schreiben erheblich reduziert, die Erfüllung beruflicher Aufgaben beschleunigt und die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter positiv beeinflusst. Nur ein paar Sekunden werden nämlich ausreichen, das gewünschte Schreiben unter Hunderten und sogar Tausenden von Dokumenten zu finden und die damit verbundene Angelegenheit in Gang zu setzen, wodurch Entscheidungsfindung und Aufgabenerfüllung erheblich beschleunigt werden.
Das Dokumentenverwaltungssystem und seine Funktionsweise – Was bieten die besten Plattformen auf dem Markt?
Die Vorteile, die DMS-Lösungen ihren Benutzern bieten, hängen streng von ihrer Funktionsweise ab. Die besten auf dem IT-Markt erhältlichen Lösungen für Dokumentenmanagementsysteme stützen sich auf moderne Technologien, zu denen Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), maschinelles Lernen (ML) und Elemente der künstlichen Intelligenz (KI) zählen. Neben dem hohen technologischen Stand verfügen sie auch über umfangreiche Funktionalitäten, die ideal an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden können sowie höchste Sicherheitsstandards für den Schutz von Unternehmensdaten. Ihr Vorteil ist auch ihre Auditierbarkeit, d. h. die Fähigkeit, den Dokumentenfluss im gesamten Unternehmen zu steuern.
Ein qualitativ hochwertiges DMS System ist trotz seiner sehr umfangreichen und vielseitigen Funktionsweise auch eine sehr einfache und intuitive Lösung. Diese kann problemlos in andere Systeme, die das Unternehmen unterstützen, integriert werden kann. Der Zugriff auf nützliche Funktionen wie Automatische Registrierung und Dokumentenerstellung, Berichterstellung, automatische Dokumentation, Hinzufügen von Anhängen und Bedienungsanleitungen, Vorschau des Änderungsverlaufs in Dokumenten, optische Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Generierung, digitale Signatur und viele andere schaffen es, alles Notwendige für eine vollständige und effektive Verwaltung der Unternehmensdokumentation in einer hochfunktionalen Lösung zusammenzuführen.
Low-Code-Plattformen der BPM-Klasse für eine effiziente Dokumentenverwaltung
Unter den auf dem Markt verfügbaren IT-Lösungen für Dokumentenmanagementsysteme verdienen Low-Code-Plattformen besondere Aufmerksamkeit. Die besten Lösungen dieser Art umfassen nicht nur wichtige DMS-Funktionen, sondern ermöglichen auch ein effizientes Änderungsmanagement und die Erstellung perfekt auf jedes Unternehmen zugeschnittener hochfunktioneller Geschäftsanwendungen. Ihr Vorteil ist die Fähigkeit, direkt in den Prozess der Anwendungserstellung ihrer Zielbenutzer einzusteigen – derjenigen Personen, die die Prozess- und Workflow-Mechanismen zwar verstehen, jedoch über keine speziellen Kompetenzen, keinen Hintergrund in Software-Entwicklung und kein umfassendes Know-How über das IT-Ökosystem des Unternehmens verfügen. Der sogenannte CitizenAssistedDevelopement-Ansatz gestattet es nämlich Mitarbeitern, die Geschäftsanwendungen nutzen, proaktiv mit IT-Fachleuten zusammenarbeiten, um Lösungen zu entwickeln, die den Anforderungen des Unternehmens besser entsprechen können.
Vor allem sollten größere Unternehmen die Implementierung fortschrittlicherer Low-Code-Plattformen der BPM-Klasse in Betracht ziehen, die sowohl die Dokumentenverwaltung als auch die Optimierung von Geschäftsprozessen kombinieren. Die innovativsten Systeme dieser Art basieren auf Digitalisierungs-, Automatisierungs- und Workflow-Mechanismen, die eine noch effektivere Umsetzung der Unternehmensstrategie zur digitalen Transformation hin ermöglichen. Ein effizientes Änderungsmanagement im Dokumentenumlauf ermöglicht wiederum eine wirkungsvolle und fortlaufende Anpassung der täglich im Unternehmen vollzogenen Geschäftsabläufe, indem die erforderlichen Änderungen in Übereinstimmung mit dem Geschäftsrhythmus und den aktuellen Anforderungen des Unternehmens sowie externen gesetzlichen Vorschriften vorgenommen werden.
Autor: Webcon
Bildquelle: pixabay
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