In Zeiten von Hackerangriffen und Schadsoftware, die sämtliche Inhalte betroffener Computer verschlüsselt, sind Backups wichtiger denn je. Bei einigen Unternehmen ist das Erstellen von Sicherheitskopien bereits Routine und auch den meisten Selbstständigen ist die Notwendigkeit zumindest theoretisch bewusst. Wie aber sichert man Daten, die sich in einer Cloudsoftware, also online, befinden?

Fin Glowick von WISO MeinBüro erklärt, welche Unterschiede es bei der Sicherung von offline und online gespeicherten Daten gibt. Schließlich sollten sowohl die eigenen Daten als auch die der Kundschaft keinesfalls gefährdet werden. Letztere gelten als Rohstoff der Zukunft eines Unternehmens und müssen zuverlässig gesichert werden. Darüber hinaus gilt es, die Einhaltung der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gewährleisten zu können.

On-Premises vs. Cloud: Darin liegt der Unterschied

Unter dem Fachbegriff On-Premises versteht man die Installation von Software auf eigener Hardware. Die installierte Software und zugehörige Dateien werden also lokal auf dem eigenen Computer gespeichert. Dadurch sind die Daten auch ohne aktive Internetverbindung abrufbar, stehen aber ohne umständliche und kostspielige Serverkonfiguration auch nur auf dem zugehörigen Rechner zur Verfügung. Die Performance der Software ist darüber hinaus abhängig von der Hardware des Endgeräts, also von den technischen Spezifikationen wie z.B. dem verwendetem Prozessor, dem Arbeitsspeicher oder der Festplatte. Lange Zeit war der lokale Einsatz von Software der Normalfall.

Mit dem technischen Fortschritt kam zunehmend die Cloud ins Spiel: Hier befinden sich Software und alle zugehörigen Daten online. Um auf diese zugreifen zu können, ist lediglich eine stabile Internetverbindung nötig. Langwierige Installationsprozesse mit anschließenden manuellen Updates und die Notwendigkeit kostspieliger Hardwareinvestitionen entfallen. Darüber hinaus ermöglicht die Cloud unkompliziert das gemeinsame und parallele Arbeiten an Dateien und Inhalten für alle Mitarbeiter des Unternehmens..

Welche Variante ist sicherer für meine Daten?

Prinzipiell ist bei beiden Modellen eine hohe Sicherheit möglich. On-Premises Daten zu speichern, wirkt auf den ersten Blick recht sicher. Allerdings ist diese Einschätzung mit Vorsicht zu genießen: Ist zum Beispiel bei einem kleinen Unternehmen oder bei einer selbstständigen Person wenig IT-Wissen und keine IT-Abteilung vorhanden, kann die Sicherheit stark gefährdet sein. In diesem Fall muss man sich nämlich selbst um die regelmäßige Erstellung von Backups, das Einspielen von Updates und die Sicherung der Daten vor unberechtigtem Zugriff kümmern. Andernfalls kann ein unvorsichtiger Klick, ein verschütteter Kaffee, ein unverschuldeter Hardwaredefekt oder der Diebstahl des Computers unmittelbar zu einem ernsthaften Problem werden.

Anders sieht es bei der Nutzung von Cloudsoftware aus. Backups, Updates und Sicherung der Daten werden hier an den Softwareanbieter abgegeben. Updates sind in der Regel in den Mietpreisen der Software inkludiert und werden vom Hersteller automatisch im Hintergrund durchgeführt, sodass der Nutzer davon in den meisten Fällen nichts mitbekommt. Der aufgeschüttete Kaffee kann dem Backup nichts mehr anhaben, denn diese sind in zentralen Datenzentren redundant gespeichert und vor unberechtigtem Zugriff gesichert. Allerdings sollte man sich bei der Wahl des Herstellers gut im Voraus informieren. Traut man ihm die Durchführung der Sicherheitsvorkehrungen zu und vertraut man ihm im Umgang mit sensiblen Firmen- und Kundendaten?

So schnell sind die Daten nach einem Ausfall verfügbar

Wenn auch selten, so kann es dennoch vorkommen: Der Datenzugriff von einem bestimmten Gerät aus ist nicht möglich. Liegt ein Defekt am Gerät vor, so haben Cloud-Backups den Vorteil, dass die Nutzer von einem anderen Gerät innerhalb von Sekunden wieder auf die Daten zugreifen können. Deutlich zeitaufwendiger sieht es bei der Nutzung von On-Premises aus. Ist die eingesetzte Hardware defekt, muss nicht nur die defekte Komponente oder das gesamte Gerät ersetzt werden, sondern auch eine Neuinstallation und Konfiguration der Software mit anschließendem Einspielen der (hoffentlich vorhandenen) Backups erfolgen. Dies gestaltet sich vor allem dann schwierig, wenn kein Personal vor Ort ist, welches das notwendige IT Wissen besitzt.

Wie verfährt man am besten zukünftig?

Sowohl die Nutzung von On-Premises als auch von Cloud-Diensten kann sicher für die eigenen Daten sein. Wichtig ist für Unternehmer und Selbstständige jedoch, sich mit den unterschiedlichen Eigenschaften beider Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Neben der Sicherheit sollte man auch die praktische Handhabung in die Überlegung einbeziehen. So ist der einfache zentrale Datenzugriff für alle Mitarbeiter bei einer Cloud-Lösung natürlich vorteilhaft gegenüber der On-Premises-Lösung. Nur wer gut informiert ist, kann weitere Entscheidungen auf den individuellen Anforderungen beruhend treffen und gleichzeitig die Sicherheit für eigene sowie Kundendaten gewährleisten.

Bild: Fin Glowick, Quelle Buhl

Autor
Fin Glowick ist Chief Revenue Officer (CRO) bei WISO MeinBüro. Die Softwarelösungen von WISO MeinBüro decken alle wichtigen Bereiche des Büromanagements von Selbstständigen, Freiberuflern und kleinen Unternehmen ab – von Angebots-, Auftrags- und Rechnungsstellung, über das Online-Banking und die vorbereitende Buchhaltung, die Zeiterfassung und das Dokumentenmanagement bis hin zur Personalverwaltung.

Quelle PIABO PR GmbH